Melkweg: Grip op personeelsplanning en efficiëntie met Nostradamus

Midden in het hart van Amsterdam, bevindt zich Melkweg: een iconisch poppodium dat al meer dan 50 jaar een broedplaats is voor muziek, kunst en cultuur. Ooit begonnen als een gekraakt gebouw in de jaren ‘70, is het inmiddels uitgegroeid tot een veelzijdig en multidisciplinair cultureel centrum. Naast concerten organiseert Melkweg ook filmvertoningen, exposities en clubnachten, waarmee het zich onderscheidt van andere poppodia in Nederland.

Met een personeelsbestand van ruim 200 medewerkers in loondienst, aangevuld met een flexibele schil van zo’n 50 ZZP’ers en externe partners, is Melkweg een dynamische organisatie. Jaarlijks worden er talloze evenementen georganiseerd en dat brengt de nodige uitdagingen met zich mee op het gebied van personeelsplanning. Sinds 2022 maakt Melkweg gebruik van de personeelsplanning software van Nostradamus om die processen te optimaliseren. We spraken met Fridtjof Winkler, projectcoördinator bij Melkweg, over hun ervaringen met Nostradamus en de impact ervan op de organisatie.   

“Dankzij de personeelsplanning en urenregistratie functionaliteiten is Nostradamus wel echt de motor van Melkweg zou ik zeggen.”

Van chaotische planning naar overzicht en efficiëntie

Met zo’n omvangrijk personeelsbestand en een breed scala aan evenementen, was een overzichtelijke en efficiënte planningsoplossing essentieel. Voor de overstap naar Nostradamus verliep de personeelsplanning binnen Melkweg via verschillende kanalen: een deel werkte met een andere personeelsplanning software, anderen hielden planningen bij in Excel of zelfs via e-mail. Dit zorgde voor een gebrek aan overzicht en structuur. “Het totaalplaatje ontbrak,” vertelt Fridtjof.  “We wilden dat al het personeel, dat in loondienst is, via een planningssoftware geroosterd werd. We waren niet meer tevreden met de huidige software en zijn vanuit daar opzoek gegaan en hebben verschillende partijen benaderd”.

Waarom Nostradamus?

Melkweg ging op zoek naar een softwareoplossing die de planning kon centraliseren en tegelijkertijd de communicatie binnen het personeel kon verbeteren. “Nostradamus is het totaalpakket. We hebben best grondig onderzoek gedaan ook bij andere bedrijven, maar er is verder gewoon niet iets zoals Nostradamus”. Een van de doorslaggevende factoren was de mogelijkheid om informatie te centraliseren en direct te delen met het personeel. “Wat ons over de streep heeft getrokken is de mogelijkheid om informatie te delen vanuit Nostradamus in de Personeels App” zegt Fridtjof. “We gebruiken Nostradamus veel om nieuwsbrieven te delen maar ook om beleidswijzigingen door te geven. Zo weet je dat altijd de juiste informatie consistent bij iedereen terecht komt.”

Daarnaast biedt Nostradamus een flexibele ruilfunctie voor diensten. “Medewerkers kunnen zelf ruilverzoeken indienen in de Personeels App, die enkel goedgekeurd hoeven te worden door een leidinggevende. Dat bespaart ons enorm veel tijd en werk.” Het is nu 3 jaar sinds Melkweg is begonnen met de personeelsplanning software van Nostradamus en ze willen niet meer zonder. “Dankzij de personeelsplanning en urenregistratie functionaliteiten is Nostradamus wel echt de motor van Melkweg zou ik zeggen.”

“Nostradamus is het totaalpakket. We hebben best grondig onderzoek gedaan ook bij andere bedrijven, maar er is verder gewoon niet iets zoals Nostradamus.”

Dagelijkse voordelen

Melkweg gebruikt Nostradamus intensief voor personeelsplanning, urenregistratie en informatievoorziening. Ook de vakantie-urenregistratie is sterk verbeterd: “De vakantie uren die voorheen super chaotisch bijgehouden werd, is nu eenduidig en medewerkers kunnen hun verlof zelf inzien, dat is top”.

Daarnaast is de koppeling met Yesplan een grote meerwaarde. “We hoeven niet meer constant tussen systemen te schakelen: Alle basisgegevens zijn nu direct beschikbaar tijdens het roosteren,” zegt Fridtjof. Ook de Management App en Personeels App bevalt goed bij Melkweg, “de apps werken veel intuïtiever, alles kan geregeld worden via je telefoon, dat is gewoon heel handig”.

Een onverwachte bonus was de mogelijkheid om personeelskaarten op maat in te richten. “We houden nu ook bij wie welke middelen zoals laptops en sleutels heeft ontvangen. Dat zorgt voor meer overzicht in onze administratie.” Verder wordt er momenteel gekeken naar toekomstige uitbreidingen, zoals het inzetten van de BI-tool binnen Nostradamus voor analyses en strategische besluitvorming.

“De fijne samenwerking is heel waardevol, we komen jaarlijks bij elkaar om ontwikkelingsverzoeken met elkaar te bespreken. Er is altijd open en eerlijke communicatie.”

Een onmisbare partner

Nostradamus heeft zich bewezen als een essentiële tool voor Melkweg. “De fijne samenwerking is heel waardevol, we komen jaarlijks bij elkaar om ontwikkelingsverzoeken met elkaar te bespreken. Er is altijd open en eerlijke communicatie” concludeert Fridtjof. “We hebben best grondig onderzoek gedaan, ook bij andere bedrijven, maar er is verder gewoon niet iets zoals Nostradamus.” Dankzij Nostradamus heeft Melkweg nu niet alleen grip op de personeelsplanning, maar ook de flexibiliteit en het overzicht om efficiënt te werken in een dynamische sector.

Ben jij ook geïnteresseerd in efficiënte personeelsplanning, urenregistratie en prognoses? Vraag nu een demo aan en wie weet eindig jij net zoals Melkweg met een succesverhaal.