Efficiëntie tussen de boomtoppen: hoe Fun Forest tijd wint dankzij Nostradamus

Met vier klimbossen en een speelpark verspreid over Nederland (Almere, Amsterdam, Rotterdam en Venlo) biedt Fun Forest een unieke ervaring voor gezinnen, scholen en bedrijven. Maar achter de touwen, tokkelbanen en teamspellen schuilt ook een diepere missie: Fun Forest creëert kansen voor jongeren met een afstand tot de arbeidsmarkt en maakt natuurbeleving toegankelijk voor iedereen. Sinds 2007 combineren ze impact met actie, en zetten ze dagelijks in op inclusie, educatie en plezier in de buitenlucht.

Sinds de oprichting in 2007 is Fun Forest uitgegroeid tot een organisatie waar flexibiliteit en seizoensgebonden pieken dagelijkse realiteit zijn. “Het overgrote deel van onze gasten zijn families, scholen en bedrijfsuitjes. Onze planning is iedere week anders afhankelijk van boekingen, het weer en groepssamenstellingen,” vertelt Daan Bosman, Coördinator IT. Die dynamiek vraagt om een betrouwbare en gebruiksvriendelijke oplossing voor personeelsplanning. En dat is precies waar Nostradamus in beeld komt.

“De stap was niet groot, maar tegelijkertijd toch gigantisch. Het werkte direct fijn en goed.”

Seizoensgebonden uitdaging

De recreatiebranche, en zeker een seizoensgebonden bedrijf als Fun Forest, kampt met unieke uitdagingen op het gebied van personeelsplanning. De werktijden variëren sterk per seizoen en groepsboekingen buiten reguliere openingstijden zorgen voor een wekelijks wisselende roosters. Bovendien kan onverwachts slecht weer leiden tot last-minute wijzigingen. Daarbovenop werkt Fun Forest grotendeels met flexkrachten, waaronder veel studenten en stagiairs van buitensportopleidingen.

Waar Fun Forest dacht dat ze de oplossing hadden gevonden in een andere planningstool stelde dit toch teleur: “De snelheid was dramatisch, het laden van de planning was echt een bottleneck,” vertelt Daan. “We zouden veel tijd kunnen besparen door templates, maar waren uiteindelijk even lang kwijt aan het roosteren omdat het systeem heel langzaam was.” In plaats van verlichting bracht het extra frustratie. “We voelden geen winst, terwijl er heel veel winst te behalen was, en die is er nu gelukkig wel.”

Begin dit jaar maakte Fun Forest de overstap naar Nostradamus. Een van de managers had eerder al met het systeem gewerkt en bracht het onder de aandacht. “De stap was niet groot, maar tegelijkertijd toch gigantisch. Het werkte direct fijn en goed.”

Van chaos naar overzicht

Ondanks een drukke periode werd de implementatie als prettig ervaren. “Terwijl we bezig waren met de overstap naar Nostradamus, zijn we ook overgestapt naar een ander boekingssysteem. Het was heel fijn dat de implementatie met Nostradamus goed verliep: het was nogal een hectische periode.” De implementatie verliep vlot, mede dankzij de ondersteuning vanuit Nostradamus. Hoewel het systeem oorspronkelijk voor de horeca is ontwikkeld, is het aangepast aan de specifieke behoeften van Fun Forest, inclusief afdelingen en teams. Het grootste voordeel voor Fun Forest? De snelheid.

Volgens Daan zijn de medewerkers van Fun Forest ook te spreken over Nostradamus. De Personeels App wordt actief gebruikt voor beschikbaarheid, verlofaanvragen en urencorrecties. De koppeling met Nmbrs speelt daarin een grote rol. Daan vertelt dat het personeel voorheen moest schakelen tussen verschillende systemen voor verlofsaldo en verlofaanvragen, maar dat ze dankzij de koppeling tussen Nostradamus en Nmbrs nu alles direct kunnen inzien in de Personeels App van Nostradamus. “De Nmbrs-koppeling werkt heel goed, eigenlijk naadloos: daar hadden we bij de vorige partner veel problemen mee,” legt Daan uit. Vooral rond de eerste van de maand ontstonden eerder veel synchronisatieproblemen. “Bij Nostradamus hebben we vanaf moment één geen enkel probleem gehad.”

Grip en controle

Hoewel Fun Forest al gebruikmaakt van de Management App, zijn ze nog bezig met het volledig integreren van omzetdata en targets. Zo willen ze in de toekomst ook proactiever op loonkosten sturen. “We hebben het nog te druk gehad om Nostradamus naar een hoger niveau te tillen, anders hadden we dat al veel eerder willen doen.”

Toch zijn de resultaten tot nu toe veelbelovend. De grootste winst zit volgens Daan in tijd en overzicht. “De controle die je kan hebben op elkaar door goedkeuringen en de status van registraties is gewoon heel waardevol.” Daarnaast zijn handmatige controles sterk verminderd dankzij de betrouwbaarheid van de administratie. “Nostradamus is voor ons nu gewoon al een compleet pakket. De software kan eigenlijk een boel wat ons vorige systeem ook kon, maar dan beter, sneller en uitgebreider”, sluit Daan af.

Ook klaar voor grip op je planning?

Ben jij, net als Fun Forest, klaar om meer grip te krijgen op je personeelsplanning?

Of je nu actief bent in de recreatie, horeca, retail of een andere branche: Nostradamus biedt schaalbare oplossingen die passen bij jouw specifieke organisatie. Verminder handmatig werk, verhoog de snelheid van je planning en krijg meer controle over je administratie en loonkosten.

Vraag vandaag nog een vrijblijvende demo aan en ontdek hoe Nostradamus jouw bedrijf kan helpen groeien!