Succesverhaal:
Beerze Bulten

Hoe vakantiepark Beerze Bulten grip hield op groei en seizoenspieken met Nostradamus

Voor een groot vakantiepark als Beerze Bulten, een grote speler in de recreatiesector met soms wel 2.500 gasten per dag, is een vlekkeloze personeelsplanning cruciaal. Het park, dat beschikt over 550 kampeerplekken en 85 accommodaties, kent een enorme dynamiek met duidelijke seizoenspieken.

Dérick Hogenkamp, F&B Manager en lid van het Management Team, is al meer dan 10 jaar werkzaam bij Beerze Bulten en heeft de groei van het bedrijf van dichtbij meegemaakt. Hij vertelt hoe Nostradamus sinds 2017 een onmisbare partner is geworden in het managen van hun complexe personeelsbestand van gemiddeld zo’n 200 medewerkers.

De uitdaging: Groei en complexiteit managen op gevoel

Voor Nostradamus was de personeelsplanning een flinke puzzel. “Dat deden we nog intern, gewoon in Excel,” vertelt Dérick. De planning was gebaseerd op “boerenverstand gebruiken en alles meer op gevoel in plaats van dat het een maatstaaf was”. Deze methode werd steeds lastiger naarmate de organisatie groeide. Een belangrijke mijlpaal was de komst van het indoor speelparadijs het Giga Konijnenhol, waardoor het horecateam in één klap verdubbelde. De oude manier van plannen was niet langer houdbaar voor de schaal en complexiteit van het team, waar veel medewerkers combi-functies vervullen. Dat is het moment dat Beerze Bulten op zoek ging naar een personeelsplanning software.

De oplossing: Structuur en overzicht met Nostradamus

De keuze viel op Nostradamus om grip te krijgen op de planning. De software moest niet alleen het roosteren makkelijker maken, maar ook inzicht geven voor de data-gedreven aanpak waar Beerze Bulten naar zocht. Belangrijk was de dataopbouw voor het sturen op cijfers. “We wilden een software die helpt met het inzien van de hoeveelheid personeelskosten op basis van de uren die je nodig hebt,” voegt Dérick daar nog aan toe. De implementatie verliep soepel. Na een duidelijke implementatie en training kon het team van zo’n 12 tot 14 managers er zelf mee aan de slag. “Het is toch een ervaringsomgeving. Je leert hoe de software in elkaar zit door er mee te werken” aldus Dérick.

Grip op seizoensinvloeden

De grootste uitdaging voor Beerze Bulten is het balanceren van de wisselende personeelsinzet tussen het hoog- en laagseizoen. Zo zitten ze in de winter rond de 170 medewerkers en in het hoogseizoen in de zomer rond de 240 medewerkers. Met Nostradamus hebben ze dit proces geoptimaliseerd. “We hebben drie basis roosters in Nostradamus dat zijn de rooster templates, die zijn ingericht voor het laagseizoen, midden- en hoogseizoen,” legt Dérick uit. Dit stelt hen in staat om tijdens de rustigere wintermaanden de personeelskosten onder controle te houden, terwijl ze in de drukke periodes, zoals de meivakantie, direct een “kwalitatief topteam” kunnen inplannen.

Functionaliteiten die tijd besparen

Het maken van de roosters is aanzienlijk eenvoudiger geworden. Dérick is vooral te spreken over de combinatie van twee specifieke functies: “Mijn favoriete functionaliteit is toch wel het beschikbaarheidsoverzicht in combinatie met het snelroosteren “. Deze tool helpt enorm bij het snel en efficiënt opbouwen van een kwalitatief rooster, te beginnen met de medewerkers met vaste uren. “Je kunt precies zien hoeveel diensten je die medewerker die week in kan plannen qua beschikbaarheid. En dan in combinatie met het snelroosteren: je vult de naam in en dan zie je al gelijk rood voor niet beschikbaar of groen wanneer ze wel kunnen werken”. Dit helpt enorm om snel een basisrooster op te zetten en te zien waar er eventuele knelpunten ontstaan.

Ook het beheer op de werkvloer zelf is flexibeler geworden dankzij de Management App. “Ik gebruik de Management App veel om even snel te kijken wie er is, tijden aan te passen of urencorrecties goed te keuren,” zegt Dérick. “Dat is heel makkelijk, omdat je dan niet altijd de laptop hoeft op te starten”.

Inzicht in een complexe teamstructuur

Veel medewerkers bij Beerze Bulten hebben combi-functies, waarbij ze bijvoorbeeld zowel in de recreatie als bij het zwembad werken. Dit kan de urenregistratie erg ingewikkeld maken. Nostradamus maakt het mogelijk om medewerkers op verschillende afdelingen in te plannen en de kosten correct in te delen. “Dat gaat nu steeds beter. Sinds een paar jaar zijn daar grote stappen in gezet, waardoor we medewerkers makkelijker kunnen indelen en de kosten beter intern kunnen doorbelasten,” aldus Dérick.

Het resultaat: “Gemakkelijk, kwalitatief en innoverend”

Wanneer gevraagd wordt om Nostradamus in drie woorden te omschrijven, antwoordt Dérick: “Gemakkelijk, kwalitatief, innoverend”. Hij merkt op dat de software continu wordt doorontwikkeld. “Het valt me op dat er gewerkt wordt om bij te blijven en voorop te lopen in de markt”.

Verder geeft Dérick aan dat hij het contact met hun accountmanager vanuit Pieq als erg prettig ervaart. Nieuwe features worden via nieuwsbrieven gedeeld en op de Pieq Academy vinden ze van alle onderwerpen video’s met een uitleg. Daarnaast wordt er regelmatig telefonisch ingecheckt én komt de accountmanager ook op locatie voor check-ins en om een uitleg te geven over alle nieuwe ontwikkelingen. Zo blijft de klant altijd up-to-date en optimaal ondersteund.

Dérick zou Nostradamus zeker aanraden aan andere bedrijven in de branche. “Het is overzichtelijk met het dashboard dat je in je eigen profiel kunt aanmaken. Hierin kan je alle belangrijke functionaliteiten op jouw beginscherm zetten. Zo heb je het altijd meteen bij de hand,” benoemd Dérick. De duidelijke weergave van uren, vakantiesaldi en compensatie-uren maakt het plaatje compleet. “De ontwikkelingen zijn goed en de software is makkelijk en snel te bedienen, óók vanaf je telefoon”. Voor Beerze Bulten is Nostradamus dé oplossing voor onder andere personeelsplanning en urenregistratie.

Benieuwd hoe Nostradamus jouw personeelsplanning kan transformeren? Ontdek de mogelijkheden voor personeelsplanning in onder andere de horeca en recreatiebranche of vraag direct een gratis demo aan.