Personeelstekort in de horeca: zo houd je je team compleet in het hoogseizoen

Belangrijke inzichten

• Personeelstekort in de horeca is structureel, niet incidenteel  en vraagt om een structurele aanpak.
• Slimme personeelsplanning op basis van prognoses voorkomt zowel onderbezetting als onnodige loonkosten.
• Medewerkers die flexibel kunnen roosteren en zelf diensten kunnen ruilen, zijn meer betrokken en minder snel vertrokken.
• Open diensten inzetten geeft medewerkers keuzevrijheid en vult gaten in het rooster zonder constant bellen.
• Inzicht in plus- en minuren helpt je eerlijk om te gaan met verlof en extra inzet, wat bijdraagt aan medewerkerstevredenheid.

Waarom is het personeelstekort zo hardnekkig?

De horeca heeft structureel te maken met hoge uitstroom. Medewerkers vertrekken omdat ze de roosters onprettig vinden, omdat er te weinig duidelijkheid is over verwachtingen, of simpelweg omdat ze ergens anders meer zekerheid of flexibiliteit krijgen. Tegelijk groeit de vraag naar horecapersoneel in het voorjaar en de zomer sneller dan het aanbod. Dat maakt werven in het hoogseizoen duurder en tijdrovender.

Veel ondernemers reageren hierop door maar te zorgen dat er altijd iemand beschikbaar is, wat ten koste gaat van de arbeidsomstandigheden en zo de uitstroom verder verhoogt. Het is een negatieve spiraal die alleen doorbroken wordt als je de planning fundamenteel anders aanpakt.

Van reactief naar proactief plannen

Proactief plannen begint met inzicht. Als je weet hoeveel gasten je op een bepaalde dag verwacht, op basis van reserveringen, weersverwachting, lokale evenementen of historische omzetdata, kun je je bezetting daar nauwkeurig op afstemmen. Nostradamus koppelt personeelsplanning aan omzetprognoses, zodat je niet meer op gevoel roostert maar op basis van verwachte drukte.

Dat betekent dat je op een drukke zaterdagavond in mei voldoende mensen op de vloer hebt, maar op een rustige dinsdagmiddag niet te veel loonkosten maakt. Die balans is precies waar veel horecabedrijven winst kunnen behalen.

Openstaande diensten slim invullen

Een van de meest tijdrovende klussen voor een horecamanager is het vullen van gaten in het rooster. Iemand belt ziek, een dienst blijft open staan en dan begint het bellen. Met open diensten in Nostradamus kun je beschikbare diensten zichtbaar maken voor medewerkers, die zich daar dan vrijwillig voor kunnen aanmelden. Via de medewerkers-app zien ze direct welke diensten open staan en kunnen ze zichzelf inschrijven.

Dat geeft medewerkers regie over hun eigen planning en neemt de manager de druk weg om iedereen handmatig te benaderen. Bovendien kun je medewerkers diensten laten ruilen, mits dat past binnen de regels die je zelf instelt. Meer autonomie leidt tot meer betrokkenheid en betrokken medewerkers vertrekken minder snel.

Behoud begint bij transparantie

Personeelsbehoud in de horeca is voor een groot deel een kwestie van vertrouwen. Medewerkers die altijd op tijd hun rooster zien, die weten wat er van hen verwacht wordt, en die eerlijk worden behandeld als het gaat om toeslagen en verlof, zijn aanzienlijk loyaler. Met Nostradamus hebben medewerkers via de app altijd inzicht in hun eigen rooster, hun geregistreerde uren en hun verlofstatus. Geen verrassingen, geen discussies achteraf.