Hoe maak je een goede personeelsplanning?

Stap 1: Verzamel de juiste input

De basis van elke goede planning is data. Je hebt betrouwbare informatie nodig om de personeelsbehoefte correct in te schatten. Denk hierbij aan:
• Verwachte drukte: Gebruik data uit het verleden, zoals omzetcijfers uit je kassasysteem, om pieken en dalen te voorspellen. Houd ook rekening met seizoensinvloeden, evenementen, vakanties en weersvoorspellingen.
• Beschikbaarheid van medewerkers: Vraag je team om hun beschikbaarheid en eventuele verlofwensen tijdig door te geven. Een centraal systeem voorkomt misverstanden.
• Vaardigheden en contracten: Weet wie welke taken kan en mag uitvoeren. Houd rekening met contracturen, nulurencontracten en de specifieke vaardigheden van elke medewerker.

Tip: In Nostradamus kun je jouw personeelsplanning maken op basis van je prognose en kun je werkroosters maken op basis van AI. Medewerkers vullen hun beschikbaarheid en verlofaanvragen gemakkelijk in via de Personeels App. In Nostradamus kun je functies aan personeelskaarten koppelen, zo zorg je ervoor dat je nooit iemand in kan plannen op een dienst die deze persoon niet bevoegd is om uit te voeren.

Stap 2: Creëer een basisrooster

Met de verzamelde input kun je een conceptrooster opstellen. Dit basisrooster vormt het fundament voor je wekelijkse planning. Hierin leg je de minimale bezetting vast die nodig is om de zaak draaiende te houden tijdens normale omstandigheden. Dit geeft je een helder startpunt voor elke nieuwe planningscyclus.

In onze personeelsplanning software doe je dit gemakkelijk via een rooster template. Je kunt meerdere rooster templates maken aan de hand van seizoenen of druktelevels door het jaar heen. In een rooster template kun je een basisbezetting vastzetten om een weekrooster op te stellen. Het is eigenlijk een standaardindeling waarin je de diensten invult die je volgens de standaardbezetting denkt nodig te hebben, met de kloppende tijden en namen van medewerkers erop (en eventueel een dienstlabel). Alles wat je in het rooster template vastzet, zorgt ervoor dat dit wordt overgenomen tijdens het aanmaken van een weekrooster, wat tijd bespaart en zorgt dat je efficiënt kunt roosteren

Stap 3: Houd rekening met Wet- en Regelgeving

Een cruciale, maar vaak complexe stap is het naleven van de wet. De Arbeidstijdenwet stelt duidelijke regels voor werk- en rusttijden. Denk aan het maximale aantal uren per dienst en per week, en de verplichte rustperiodes. Vergeet ook de specifieke afspraken in de geldende cao niet. Handmatige controle is foutgevoelig; een moderne personeelsplanning software kan dit proces automatiseren en je waarschuwen voor mogelijke overtredingen.

Stap 4: Werkroosters maken

Nu is het tijd om de diensten in te vullen. Inplannen op competentieniveau betekent beter plannen. Je roostert de juiste medewerkers op de juiste plek en op het juiste moment in. Hierdoor wordt de kwaliteit van het werk een stuk beter, want de betreffende medewerker beschikt over de vereiste capaciteiten om het werk goed en op tijd af te ronden. Het leidt tot een hogere klanttevredenheid én een hogere medewerkerstevredenheid, want medewerkers die zich als een vis in het water op hun werkplek voelen presteren beter, hebben meer werkplezier en zijn meer betrokken bij het bedrijf.

Het is slim om de personeelsplanning ruim van tevoren (minstens een maand vooraf) te maken, zodat de medewerkers tijdig weten wanneer zij moeten werken en vrij zijn. Een tijdige planning dwingt het personeel om tijdig wensen of verhinderingen door te geven, zodat je daar bij het roosteren je voordeel mee kunt doen. Als je in de planning zoveel mogelijk rekening houdt met de persoonlijke voorkeuren van de personeelsleden, leidt dit tot een hogere tevredenheid onder de medewerkers.

Medewerkers die onder hun contracturen werken, moeten wél naar het aantal uren van hun contract worden uitbetaald. Het is daarom van belang om bij de keuze voor medewerkers in het werkrooster goed te kijken naar contracturen en overuren. Het is zonde en onrendabel als medewerkers niet volledig worden ingeroosterd. Of als je achteraf veel overuren moet uitbetalen, terwijl je andere personeelsleden voor die werkuren had kunnen inzetten. Ook als een medewerker uit dienst gaat, ben je als werkgever verplicht om de plus-uren uit te betalen.

Stap 5: Communiceer het rooster duidelijk

Een planning is pas definitief als deze helder gecommuniceerd is. Zorg ervoor dat het rooster voor iedereen gemakkelijk toegankelijk is, bijvoorbeeld via een centrale app. Dit voorkomt onduidelijkheid over wie wanneer moet werken. Een goede tool biedt medewerkers de mogelijkheid om hun rooster altijd en overal in te zien, diensten te ruilen en verlof aan te vragen. Dit verhoogt de betrokkenheid en de medewerkerstevredenheid.

Kan een van je medewerkers toch niet werken? Medewerkers vragen via de Personeels App gemakkelijk een ruilverzoek aan. Kunnen ze zomaar met iedereen ruilen? Nee, diensten kunnen alleen geruild worden met mensen die hiervoor bevoegd zijn in functie. Jij als manager krijgt de ruilverzoeken binnen via de Management App en hoeft deze vervolgens alleen goed te keuren. Zo makkelijk kan het gaan!

Stap 6: analyseren en optimaliseren

Je planning is een levend document. Evalueer na elke periode wat goed ging en wat beter kan. Vergelijk de geplande uren met de gerealiseerde uren en de omzet. Waren er momenten van onder- of overbezetting? Gebruik deze inzichten om toekomstige roosters te verbeteren. Dit is waar de combinatie van urenregistratie en planning zijn vruchten afwerpt.

Handige planningstools

Nu je weet hoe je een goede personeelsplanning maakt betekend dat nog niet direct dat een effectief rooster zo gemaakt is. Onze software biedt een aantal handige planningstools die het plannen nóg gemakkelijker maakt:

• Drag & drop: Het maken van een rooster kost vaak veel tijd, zeker als er last-minute aanpassingen nodig zijn door vakanties of onverwachte wijzigingen. Met onze drag & drop functionaliteit versleep je eenvoudig diensten tussen dagen of wijs je medewerkers direct toe aan open diensten. Zo pas je het rooster snel aan.
• Snelroosteren: Roosters maken ging nog nooit zo snel. Binnen het weekrooster klik je op een medewerker en zie je direct voor welke diensten deze persoon ingezet kan worden. Vervolgens sleep je de juiste medewerkers eenvoudig naar de openstaande diensten.
• Toverstaf: Als planner wil je snel en efficiënt werken. Maar het handmatig invullen van open diensten en het wijzigen van diensttijden kost tijd. Met de “Toverstaf“-functionaliteit wijs je alle openstaande diensten automatisch toe. Het systeem houdt hierbij rekening met beschikbaarheid, kwalificaties en competenties. Je hoeft je geen zorgen te maken of de juiste persoon wel op de juiste plek staat; dit gebeurt volledig automatisch. Het vullen van je rooster was nog nooit zo eenvoudig!
• Onze apps: Onze Management App en Personeels App zijn ontwikkeld om je personeelsbeheer nog makkelijker te maken. Handige functionaliteiten zoals beschikbaarheid invoeren, roosters bekijken en verlofaanvragen centraliseert je communicatie.

Personeelsplanning software- Nostradamus

Handmatig plannen met spreadsheets is tijdrovend en vergroot de kans op fouten. Moderne personeelsplanning software, zoals die van Nostradamus, tilt je planning naar een hoger niveau.

De voordelen zijn duidelijk:
• Tijdsbesparing: Automatiseer repetitieve taken en maak in minuten een rooster dat voorheen uren kostte.
• Minder fouten: Het systeem waarschuwt automatisch bij conflicten met de Arbeidstijdenwet of beschikbaarheid.
• Inzicht en controle: Koppel je planning aan je kassa- en urenregistratiesysteem voor een compleet overzicht van je loonkosten versus omzet.
• Plannen met AI: Maak gebruik van kunstmatige intelligentie om op basis van data de meest optimale planning te genereren.

Benieuwd hoe Nostradamus jouw planning kan transformeren? Vraag vandaag nog een gratis demo aan en we geven je graag advies over hoe je op loonkosten kan besparen en efficiënt kan gaan plannen.

Veelgestelde vragen over personeelsplanning

Wat is personeelsplanning?

Personeelsplanning is de perfecte afstemming tussen de behoefte aan medewerkers op de werkvloer en het aantal beschikbare medewerkers. De planning zorgt ervoor dat je enerzijds niet onnodig veel personeel in de zaak hebt lopen en anderzijds dat je geen handen tekortkomt. Een effectieve personeelsplanning zorgt voor een goede balans tussen personeelsbehoefte en -beschikbaarheid, wat leidt tot verhoogde efficiëntie, kostenbesparing en verbeterde medewerkerstevredenheid.
Nostradamus biedt een personeelsplanning software waarmee je eenvoudig een effectieve personeelsplanning maakt. Gebruik onze rooster templates om snel een personeelsplanning te maken die voldoet aan de normen voor loonkosten en productiviteit.

Wat zijn de belangrijkste regels voor het maken van een werkrooster?

De basis voor elke planning wordt gevormd door de Arbeidstijdenwet. Deze wet stelt algemene regels vast voor werk- en rusttijden. Daarnaast kunnen er in de geldende CAO (bijvoorbeeld voor de horeca of retail) afwijkende of strengere regels staan. De belangrijkste regels om rekening mee te houden zijn:

• Rusttijden: Regels over dagelijkse en wekelijkse onafgebroken rust.
• Pauzes: Recht op pauze bij diensten langer dan 5,5 uur.
• Nachtdiensten: Specifieke, strengere regels voor het werken in de nacht.
• Maximale werktijd: Limieten op het aantal uren dat een medewerker per dienst en per week mag werken.

Het is cruciaal om altijd je eigen CAO te controleren, aangezien deze vaak voorrang heeft op de algemene wetgeving.

Hoe ver van tevoren moet ik een werkrooster publiceren?

Volgens de Wet transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden moet je als werkgever het rooster in principe uiterlijk 4 dagen van tevoren schriftelijk of elektronisch bekendmaken. Als je dit binnen die 4 dagen wijzigt, heeft de werknemer recht op loon voor de oorspronkelijk ingeplande uren. In veel cao’s staan echter andere termijnen, vaak 28 dagen. Controleer dus altijd je cao!

Hoe ga ik om met last-minute ziekmeldingen in de planning?

Een plotselinge ziekmelding kan een rooster flink verstoren. De beste aanpak is tweeledig:

• Creëer een flexpool: Zorg voor een poule van oproepkrachten die je in geval van nood kunt benaderen.
• Gebruik slimme software: Met een planningstool zoals Nostradamus zet je een open dienst met één klik uit naar alle beschikbare en gekwalificeerde medewerkers via de mobiele app. Wie het eerst reageert, kan de dienst oppakken, waardoor gaten in het rooster razendsnel worden gevuld zonder dat je zelf hoeft rond te bellen.