Succesverhaal: de Martini Hotel Group

Toen Ilona Dalebout-Brakema in 2011 samen met haar man Fred Dalebout de Martini Hotel Group startte ging alles nog op papier. Automatiseren stond voor de Groningse horecaondernemers dan ook hoog op de agenda. Op de Horecava maakten ze kennis met de mogelijkheden van Nostradamus. Inmiddels is ook het verloningssysteem AFAS gekoppeld met Nostradamus en dat scheelt een hoop handmatig invoerwerk

“Door slimme digitaliseringsmogelijkheden zijn we minder tijd kwijt aan administratieve taken. Tijd die we kunnen gebruiken om onze gasten in de watten te leggen.”

Het begon in 2011 voor Ilona en Fred met het Martini Hotel en Bud Gett Hostels. In de jaren die volgden is de Martini Hotel Group uitgebreid met een tweede hotel en vier restaurants in Groningen en Drenthe. Samen met ongeveer 120 medewerkers willen ze gasten hun gastvrijheid laten ervaren en hen een onvergetelijke tijd bezorgen. Ilona: “Gastvrijheid is voor ons een groot goed. En ook al klinkt het misschien tegenstrijdig, automatisering speelt daar een belangrijke rol bij. Door slimme digitaliseringsmogelijkheden zijn we minder tijd kwijt aan administratieve taken. Tijd die we kunnen gebruiken om onze gasten in de watten te leggen.”

Speciaal geschikt voor de horeca

Toen ze in 2011 tijdens de Horecava de mogelijkheden van Nostradamus zagen, werden ze direct enthousiast. “Roosteren deden we tot die tijd op papier. De mogelijkheden van Nostradamus spraken ons aan, vooral door de controle- en managementinformatie. Maar belangrijker nog, de mensen die we spraken, kenden de branche. Het gaf vertrouwen dat je ze over de dagelijkse horecapraktijk niets hoefde uit te leggen.”

Inmiddels werken ze al jaren naar volle tevredenheid met de planningssoftware. Ieder bedrijf dat onderdeel uitmaakt van de Martini Hotel Group kan zelf de eigen roosters maken, zonder dat Ilona het totaaloverzicht verliest. “We kunnen rapportages maken voor de hele groep, dat geeft waardevolle inzichten.”

Koppeling met AFAS grote meerwaarde

Naast het gemak van het systeem en de managementinformatie bieden ook de koppelingen veel meerwaarde voor de Martini Hotel Group. Na hun overstap naar HR-systeem AFAS hebben ze er dan ook bewust voor gekozen de beide systemen aan elkaar te koppelen. Ilona licht toe: “Door de koppeling hoeven we de gewerkte uren niet meer handmatig uit Nostradamus te halen en in te voeren in AFAS om de salarissen uit te betalen. Dat scheelt niet alleen veel tijd, maar ook fouten.” Andersom werkt het ook. Een nieuwe medewerker wordt nu nog maar een keer ingevoerd, in AFAS, en is door de koppeling ook direct zichtbaar in Nostradamus om ingeroosterd te worden.

In de horeca, waar veel met oproepkrachten gewerkt wordt, is deze koppeling echt een uitkomst, vindt Ilona: “Vooral het registreren van onregelmatige uren, zoals bij oproepkrachten het geval is, kost vaak veel tijd. Nu dat geautomatiseerd is, worden onze medewerkers precies betaalt voor de uren die ze hebben gewerkt én houden we meer tijd over voor onze gasten. En dat is natuurlijk uiteindelijk waar het allemaal om draait.”