Sturen op cijfers: Hoe The Big Family Group grip krijgt op hun bedrijfsvoering dankzij Nostradamus

In het hart van Roermond zit een horecagroep die verder gaat dan goede service en lekker eten: The Big Family Group. De groep bestaat uit drie unieke concepten die elkaar perfect aanvullen. Het begon 8 jaar geleden met Mr. Sammi Bistro Bar, gevestigd in de oude ECI fabriek aan de Roer. Mr. Sammi is dé plek voor een verfijnd diner, creatieve cocktails en bruisende sfeer. Vervolgens werd drie jaar geleden de familie aangevuld met Tante Tilly Brasserie: eigenzinnig, extravagant en het domein van een brutaal gezellige tante met een voorliefde voor taart, likeur en een vroege borrel in de binnenstad. Wat beide locaties verbindt is hun sterke identiteit. Gecreëerd rondom uitgesproken personages én de overtuiging dat gastvrijheid begint bij een hechte familie van medewerkers.

De derde pijler is Mr. Sammi Events, een verlengstuk van Mr. Sammi die zich uitsluitend richt op het organiseren van evenementen. In samenwerking met Stichting ECI wordt het gehele pand omgetoverd tot een indrukwekkende evenementenlocatie. “We hebben bijvoorbeeld New Year’s Eve, dat is iets wat we zelf hier organiseren en waar 2.000 gasten op afkomen.” Een unieke combinatie van horeca en beleving onder één dak.

Achter het warme welkom en de bruisende sfeer schuilt een organisatie die keihard werkt aan structuur, inzicht en continuïteit. En dat doen ze niet alleen. Dankzij Nostradamus heeft The Big Family Group één centrale bron van waarheid voor personeelsplanning, loonkosten, dashboarding en dagelijkse sturing.

Groei vraagt om structuur

Met de groei van de organisatie liepen ze tegen de grenzen van hun handmatige werkwijze aan. “We werkten hoofdzakelijk met Excel-lijstjes… je hebt er op een gegeven moment geen grip meer op,” vertelt Sandy. “Het is allemaal zo bewerkelijk, handmatig en leidt veelal tot ruis in de interne communicatie.”

De oprichting van Mr. Sammi, een grotere zaak met meer medewerkers, versnelde die noodzaak tot professionalisering. “Vooral toen we Mr. Sammi gingen oprichten, was er behoefte om dat te digitaliseren en een professionaliseringsslag te maken.”

Na een overstap naar kassasysteem Untill begon de zoektocht naar een passende planningssoftware. “We zijn gaan winkelen naar verschillende aanbieders en toen kwamen we bij Nostradamus, die sprong er wel bovenuit.” Niet alleen door de brede functionaliteit, maar vooral door de flexibiliteit en koppelingen die het biedt.

Sturen op cijfers

Het real-time dashboard van Nostradamus is volgens Sandy het grootste voordeel. Door de koppeling met de kassa’s hebben managers nu continu inzicht in de verhouding tussen omzet en personeelskosten. “We hebben real-time inzicht in hoe het staat met onze omzet en welke personeelskosten daar tegenover staan,” zegt Sandy.

Deze flexibiliteit vraagt om sturing op detailniveau. “De Management App helpt managers om razendsnel in te spelen op wat er op dat moment gebeurt. Is de lunch onverwachts rustig? Dan kan er iemand eerder naar huis. Loopt het storm? Dan zie je meteen wat er nodig is. Het geeft handvatten om op het moment zelf beslissingen te nemen.”

Ook achteraf levert het dashboard waardevolle inzichten. “We kunnen terugkijken op de week: hoe is het gegaan? Waar zijn we achtergelopen? Hoe kan het dat de loonkosten van de serviceafdeling 3% boven budget uitkomt? We zien dan bijvoorbeeld dat dinsdag geen goede dag was.” Zo is het dashboard uitgegroeid tot een leerinstrument. “We nemen onze managers daarin mee: waar moet je op letten, wanneer moet je schakelen? Het is ook een mooi leerproces geweest om te werken met die data.”

Meerdere locaties beheren in één account

The Big Family Group beheert vier omgevingen binnen Nostradamus: Mr. Sammi, Tante Tilly, Mr. Sammi Events en het kantoor. “We kunnen eenvoudig schakelen tussen locaties en dat werkt bij Nostradamus heel goed.” Medewerkers worden flexibel ingepland. Het ene moment sta je als runner in het restaurant en het andere moment sta je achter de bar bij een groot evenement.

Elke locatie kent zijn eigen dynamiek en dus ook zijn eigen uitdagingen. “We zien bij Tante Tilly dat er veel verkeer overdag is. Bij Mr. Sammi daarentegen stroomt het ’s avonds vol met gasten.” Dankzij Nostradamus kunnen de planner en managers snel schakelen tussen locaties en inspelen op deze variaties.

Meer dan planning alleen: data en dashboards

De kracht van de software zit in het inzicht. “We zijn erachter gekomen dat dashboarding voor ons heel waardevol is. We kunnen zien wat voor omzet er in welk dagdeel wordt behaald en koppelen dat aan de personeelsplanning. Door het combineren van de data uit Nostradamus en het kassasysteem hebben we een wekelijkse verkoopanalyse ontwikkeld.”

Ook de communicatie is professioneler geworden. “Via de Personeels App van Nostradamus kunnen medewerkers eenvoudig diensten ruilen en ontvangen ze notificaties wanneer er nieuwe roosters worden gepubliceerd. Dat is heel prettig voor de medewerkers,” aldus Sandy.

De verantwoordelijkheid ligt nu meer bij de teams zelf. Waar eerder het kantoorteam de cijfers interpreteerde, doen de managers dat nu voornamelijk zelfstandig. “We willen die verantwoordelijkheid meer op de vloer leggen. Dat is even wennen, maar het dashboard helpt daarbij. Managers kunnen zelf zien hoe ze ervoor staan en schakelen wanneer nodig.”

Medewerkerstevredenheid in beeld

Bij een organisatie met zoveel medewerkers als The Big Family Group is het een uitdaging om écht zicht te houden op hoe iedereen zich voelt. Daarom maken ze actief gebruik van de medewerkerstevredenheid-module binnen Nostradamus.

Medewerkers krijgen de mogelijkheid om aan het eind van hun dienst kort aan te geven hoe hun werkdag is verlopen. “Als teamleden aangeven dat een dag niet goed is gegaan, waar heeft het dan aan gelegen? Heeft het gelegen aan vervelende mensen? Of omdat je te weinig handjes hebt gehad?”

Die feedback gebruiken ze actief. “We komen erop terug in individuele gesprekken. Als iemand regelmatig aangeeft dat het geen fijne dag was, dan willen we begrijpen hoe dat komt. Maar ook positieve signalen pakken we op. Waarom heb je juist zo veel plezier in je werk?”

Efficiënt samenwerken met andere systemen

Voor The Big Family Group was de keuze voor Nostradamus mede ingegeven door de beschikbare koppelingen met andere systemen. Zo is er een naadloze integratie met zowel de kassa’s van Untill als het ERP-systeem AFAS, met het salariskantoor FHRIS. “Vanuit de kassa kunnen we natuurlijk niet bekijken hoe de personeelskosten er uit zien. Het feit dat Nostradamus de omzet weer naar zich toe kan trekken, waardoor we een overzicht hebben waar we een stukje omzet kunnen zien, een stukje personeelslasten, urenregistratie en productiviteit… dat is precies die informatie die we nodig hebben om beter te kunnen sturen.”

Nostradamus dé softwareoplossing voor de horeca

Wat begon als praktische planningssoftware is voor The Big Family Group uitgegroeid tot een onmisbare tool voor inzicht, sturing en rust. “Ik zou Nostradamus aanraden voor elk horecabedrijf,” zegt Sandy. “De rust, informatiestructuur en het inzicht dat je krijgt in je personeelspoule… dat wil je als werkgever overal in je organisatie implementeren.”

Ook andere branches zouden hier volgens hem profijt van hebben: “Nostradamus bekijkt historische verkoopdata. Het feit dat die informatieverstrekking er is en dat we dat op een hele makkelijke manier kunnen overbrengen naar de managers. Dat is wel iets wat we heel belangrijk vinden en waar Nostradamus in onze mening wel accelereert ten opzichte van andere aanbieders.”

Tot slot benadrukt Sandy hoe de software zich heeft ontwikkeld. “Ik vind de software steeds beter geworden. Het is een softwareprogramma die over de jaren heen echt is gegroeid en dat zie je terug in de ontwikkelingen en de manier waarop we de software tegenwoordig gebruiken.” De kracht zit voor hem in de dagelijkse praktijk: “Nostradamus is zo geïntegreerd bij ons. Wij ervaren daar zoveel voordelen mee.”

Ben je benieuwd wat Nostradamus voor jouw organisatie kan betekenen? Neem gerust contact met ons op, we denken graag met je mee.